GDPR a prezenční listina schůze shromáždění SVJ

Nelze tedy zjistit, kdo byl osobně přítomen a kdo byl zastoupen a kým. Je tento argument správný a je to v pořádku, když se na naše stránky nelze bez přístupových údajů dostat? Děkuji za vaše vyjádření a přeji hezký den. Helga

ODPOVĚĎ:
Platná právní úprava nedává na Váš dotaz jednoznačnou odpověď (jelikož ani české právní předpisy, ani GDPR nejsou natolik podrobné, aby se zaobíraly i podpisy na prezenčních listinách). Níže však nastíním svůj pohled na Vámi popsanou situaci, přičemž své úvahy podepřu (kde to bude možné) platnou právní úpravou.

Občanský zákoník výslovně nestanoví, jakým způsobem má být dokumentováno zasedání shromáždění SVJ. V této souvislosti nicméně odkazuje na právní úpravu spolků, která má být použita přiměřeně (jak je výslovně uvedeno v § 1221 občanského zákoníku).

V tomto ohledu lze proto vycházet z § 254 občanského zákoníku, dle něhož platí, že:
- statutární orgán SVJ zajistí vyhotovení zápisu ze zasedání shromáždění SVJ, a to do třiceti dnů od jeho ukončení;
- ze zápisu musí být patrné:
a/ kdo zasedání svolal a jak,
b/ kdy se konalo,
c/ kdo je zahájil,
d/ kdo mu předsedal,
e/ jaké případné další činovníky shromáždění zvolilo,
f/ jaká usnesení shromáždění přijalo,
g/ kdy byl zápis vyhotoven;
- každý vlastník bytové jednotky může nahlížet do zápisů ze zasedání za podmínek určených stanovami; neurčí-li stanovy jinak, lze toto právo vykonat v sídle SVJ.
Pakliže stanovy Vašeho SVJ navíc určují, že součástí zápisu ze zasedání shromáždění má být i prezenční listina, je to samozřejmě možné.
Ze strany výboru SVJ je sice chvályhodné, že se snaží chránit osobní údaje svých členů, v tomto případě se však nejedná o aktivitu příliš vhodnou.
V první řadě je nutné si uvědomit, že osobním údajem je (mimo jiné) i jméno a příjmení fyzické osoby, stejně jako její podpis. Je tudíž poněkud zvláštní, že výbor SVJ začerňuje jeden osobní údaj (podpis), zatímco jiný osobní údaj (jméno a příjmení) je v prezenční listině ponechán. Tento postup by byl možný (těžko však logický), pokud by to takto zakotvovaly stanovy SVJ (z Vašeho dotazu však nic takového nevyplývá).
Pokud stanovy SVJ naopak určují, že součástí zápisu ze shromáždění SVJ má být i prezenční listina, má každý člen SVJ právo do této prezenční listiny nahlížet. Neumožňuje-li výbor SVJ nahlížení do prezenční listiny dálkovým způsobem, musí však tuto prezenční listinu (a to nezačerněnou) zpřístupnit při osobní návštěvě člena SVJ.
Pakliže by výbor SVJ začernil podpisy i v listinné verzi prezenční listiny, degradoval by tento dokument na prostý seznam členů SVJ (čímž by se dostal do rozporu se stanovami SVJ).
Je-li motivací výboru SVJ obava z možného zpřístupnění podpisů členů SVJ i osobám, které by přístup na webové stránky SVJ zneužily, je otázkou, z jakého důvodu je přístup na webové stránky SVJ logován a zaheslován. Současný přístup výboru SVJ, který některé osobní údaje začerňuje a jiné nikoli, přičemž dálkově zpřístupňuje pouze část zápisu ze zasedání shromáždění SVJ (neboť nezpřístupňuje prezenční listinu, ale de facto pouze seznam členů SVJ), je nutné hodnotit jako vnitřně rozporný a nelogický. Z platné právní úpravy nelze dovodit, proč by měl být v rámci ochrany osobních údajů věnován vyšší stupeň ochrany podpisu oproti uvedení jména a příjmení.
V tomto ohledu doporučuji iniciovat konání shromáždění SVJ, v jehož rámci by byla přímo do stanov SVJ zakotvena pravidla pro zveřejňování (ovšem pouze na webových stránkách SVJ) zápisů ze shromáždění SVJ (a to včetně plných znění prezenčních listin).

Pro získání dalšího právního názoru můžete kontaktovat dozorový orgán, kterým je v tomto případě Úřad pro ochranu osobních údajů:
https://www.uoou.cz/

_______________________
Právní předpisy zmiňované v odpovědi:
zákon č. 89/2012 Sb. , občanský zákoník

► Stránka obsahuje odpověď na tato témata:

• Jak zjistit kdo konkrétně byl na schůzi SVJ - plné moci a podpisy jsou začerněné kvůli GDPR