Skartování zdravotnické dokumentace - pravidla, výjimky, skartační komise

O jak dlouhou dobu se jedná a má proces skartace nějaká přesně popsaná pravidla? V informacích kolegů totiž padly mj. i údaje o nějaké skartační komisi.

ODPOVĚĎ:
K problematice se obsáhle vyjadřuje článek
http://www.zbynekmlcoch.cz/informace/medicina/administrativa/skartace-zdravotnicke-dokumentace-v-ambulaci-a-nemocnici
Ve svém dotazu neupřesňujete, zda jste praktickým lékařem, anebo ambulantním specialistou, protože toto má vliv na minimální délku archivace zdravotnické dokumentace.
Popíšeme tedy raději obě varianty.
Pravidla pro uchovávání a skartaci zdravotnické dokumentace určuje vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, v platném znění. Příloha č. 3 této vyhlášky uvádí, že zdravotnickou dokumentaci nebo její části je nutno v případě praktických lékařů (rovněž také PLDD a registrujících gynekologů) uchovávat 10 let od změny registrujícího poskytovatele nebo 10 let od úmrtí pacienta.
U ambulantních specialistů je lhůta o polovinu kratší a dle vyhlášky činí 5 let od posledního vyšetření pacienta.
Je třeba však ještě upřesnit, že tato doba uchovávání zdravotnické dokumentace vedené o pacientovi jedním poskytovatelem počíná běžet dnem 1. ledna následujícího kalendářního roku po dni, v němž byl proveden poslední záznam ve zdravotnické dokumentaci pacienta. Vždy se tedy ve skutečnosti jedná o lhůtu 5 nebo 10 let + ještě část roku, ve kterém nastala vyhláškou předpokládaná událost (poslední vyšetření, změna registrujícího poskytovatele či úmrtí pacienta).
Rovněž doporučujeme dát si pozor, zda nenastala některá z výjimek, kterou příloha č. 3 citované vyhlášky předpokládá. Možnými výjimkami jsou např. dispenzární péče, pracovnělékařské služby či léčba duševních poruch, včetně soudem nařízeného ochranného léčení. Každý poskytovatel by tedy u zdravotnické dokumentace, kterou hodlá skartovat, měl nejprve ověřit, zda se nejedná o nějakou z výjimek popsaných vyhláškou, a teprve jakmile tyto výjimky vyloučí, aplikovat onu výše uvedenou obecnou lhůtu. Vyhlášku č. 98/2012
Sb. a všechny výjimky uvedené v její příloze č. 3 lze najít na webových stránkách ČLK v sekci „Knihovna zdravotnické legislativy“.
Pokud jde o postup při skartaci a Vámi zmíněnou komisi – v případě poskytovatele, který má méně než 10 zdravotnických pracovníků nebo jiných odborných pracovníků, se komise nezřizuje a za řádné posouzení možnosti skartace zdravotnické dokumentace odpovídá sám poskytovatel. Lze tedy
předpokládat, že Vás se povinnost ustanovit komisi týkat nebude, stejně jako většiny soukromých lékařů, neboť alespoň 10 zdravotnických pracovníků zaměstnává málokterý soukromý lékař. Jestliže by však u Vás platil navzdory všem předpokladům opak, potom komise musí být minimálně tříčlenná a její členy jmenuje poskytovatel, tedy Vy, pokud jste majitelem a provozovatelem zmíněné soukromé praxe. Členové komise musejí být
zdravotničtí pracovníci.
Vyhláška pak již výslovně neuvádí způsoby, jakým způsobem má dojít k fyzické skartaci neboli zničení zdravotnické dokumentace. Pouze upřesňuje, že zničením zdravotnické dokumentace se rozumí znehodnocení takovým způsobem, aby byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jejího obsahu.
Je tedy už dále na rozhodnutí poskytovatele, jakým způsobem toto provede tak, aby splnil svou odpovědnost za ochranu osobních údajů
pacientů a způsobem provedení vyloučil, aby se skartovaná dokumentace, a zejména její obsah dostaly do nepovolaných rukou.
Lze proto buď využít služeb nějaké firmy, která se skartací dokumentů zabývá, anebo dokumentaci skartovat svépomocí – např. využitím vlastního skartovacího stroje anebo třeba také spálením vyřazené dokumentace na zahradě, jak jsme občas lékaři bez nadsázky tázáni, zda i takový způsob je přípustný. Před samotným zničením ovšem ještě doporučujeme, aby lékař provedl stručný soupis té dokumentace, která bude zničena, a tento
soupis pro případné budoucí nejasnosti pečlivě uchoval.
Zdroj: Mgr. Bc. Miloš Máca, právník-specialista právní kancelář ČLK